Grup chat kantor biasanya diperuntukkan untuk koordinasi, bertukar tugas atau info kabar rekan satu tim. Namun, ada juga kantor yang memiliki grup chat yang bersifat lebih kasual, dimana diizinkan untuk berbagi lelucon atau guyonan santai. Adapun demikian, ada etika grup Whatsapp yang sebaiknya tetap Anda ingat saat bersosialisasi secara online di grup kantor ya Parents.
Hal tersebut penting, agar tidak menimbulkan masalah dan juga menjaga nama baik diri kita pribadi. Anda tentu tidak mau, hanya karena hal sederhana seperti singkatan yang salah dipahami membuat suasana kerja menjadi tidak nyaman.
Berikut adalah beberapa etika grup whatsapp kantor yang sebaiknya kita bersama pahami.
Artikel Terkait: Mengenal Apa Itu Work Life Balance dan Mengapa Penting dalam Kehidupan
13 Etika Grup WhatsApp Kantor
1. Menyampaikan salam/ perkenalan saat masuk, berpamitan saat keluar grup.
Penting bagi Anda untuk mengucapkan salam saat pertama kali masuk dalam grup kantor. Serta walaupun beberapa dari anggota grup sudah saling mengenal secara offline, ada baiknya juga untuk memperkenalkan diri, karena belum tentu semua sudah menyimpan nomor Anda di ponselnya.
Memang hal tersebut tampak seperti basa-basi, tapi sapaan tersebut juga penting untuk memberikan kesan sopan dan juga ramah untuk pertama kalinya.
Selanjutnya, apabila Anda ingin keluar dari grup kantor karena telah selesai tugas atau resign, sebaiknya Anda juga berpamitan ya Parents. Jangan langsung keluar, agar tidak menimbulkan prasangka dan penilaian tidak sopan. Karena bisa jadi di masa depan, Anda akan kembali bekerjasama.
2. Buat pesan yang singkat dan jelas.
Grup WhatsApp kantor diperuntukkan agar urusan kantor yang mendesak dapat dikoordinasikan dengan segera. Oleh karena itu, pastikan membuat pesan yang singkat dan jelas agar mudah dimengerti. Serta pastikan pertanyaan atau call to action pada pesan Anda jelas, sehingga mendapatkan feedback yang sesuai harapan.
Misalkan jika Anda membutuhkan konfirmasi kehadiran, Anda dapat membuatnya dalam bentuk daftar nama, sehingga anggota lain dapat menyalinnya dan menambahkan tanda centang sebagai konfirmasi. Anda juga dapat memanfaatkan fitur baru yaitu respon like, love, sebagai cara untuk mendapatkan feedback. Berikan instruksi tersebut sehingga feedback dari rekan kerja dapat seragam dan mudah diadministrasikan.
Jika memang memerlukan koordinasi yang lebih detail dan panjang, ada baiknya untuk membuat meeting online atau email dibandingkan menggunakan chat dalam whatsApp grup.
3. Perhatikan waktu saat mengirim pesan.
Sebisa mungkin gunakan kirimkan pesan terkait pekerjaan pada jam kerja. Namun, apabila tidak memungkinkan, hindari untuk mengirimkan pesan di malam hari dimana kebanyakan orang telah bersiap untuk istirahat.
Sebaliknya, jika Anda ingin melakukan percakapan santai di grup kantor, mulailah di sore hari saat pegawai telah selesai bekerja dan bebas bercakap-cakap. Hindari untuk ngobrol santai saat peak season atau jam sibuk, karena akan mengganggu rekan yang lain.
4. Jangan hanya berbicara pada satu orang.
Hindari untuk melakukan percakapan hanya kepada satu orang saja. WhatsApp grup diperuntukkan untuk menyampaikan pesan yang perlu diketahui oleh banyak orang sekaligus. Oleh karena itu, jika Anda memiliki kepentingan yang bersifat lebih pribadi, ada baiknya untuk mengalihkan percakapan ke japri. Dengan demikian, pesan Anda tidak mengganggu pihak lain yang tidak berkepentingan.
Artikel Terkait: Mengenal Istilah Quiet Quitting, Fenomena Kerja Secukupnya Saja yang Sedang Tren
5. Fokus pada tujuan grup.
Grup WhatsApp kantor biasanya dibuat untuk tujuan tertentu, bahkan ada juga yang membuat beberapa grup lebih kecil untuk tujuan yang lebih spesifik. Pastikan untuk mengirimkan pesan kepada grup yang sesuai. Pembicaraan yang tidak relevan, dapat membuat pihak-pihak di dalam grup menjadi tidak nyaman.
Oleh karena itu, penting untuk mengetahui tujuan masing-masing grup dan fokus pada subyek tersebut.
6. Jangan memotong pembicaraan.
Berikanlah semua anggota grup kesempatan untuk menyampaikan pendapat. Jika sedang mendiskusikan suatu hal, ajaklah semua orang untuk berkontribusi sebelum kemudian membicarakan hal lain. Anda juga dapat menunggu untuk mengetik pesan, ketika melihat ada anggota lain sedang typing.
Hal tersebut untuk menghindari adanya topik lain di tengah-tengah pembahasan yang belum selesai. Atau adanya anggota yang tertinggal memberikan respon, yang ternyata krusial.
7. Sampaikan jika ingin meninggalkan percakapan.
Biasakan untuk pamit dari percakapan, apabila Anda sedang sibuk atau ingin melakukan aktivitas lain. Jangan menghilang begitu saja, karena hal tersebut sama dengan melakukan ghosting. Dengan berpamitan, semua orang menjadi tahu dan tidak menunggu respons dari Anda. Pastikan juga berpamitan dengan cara yang sopan ya Parents, agar rekan yang lain pun tetap merasa dihargai.
8. Pastikan suatu diskusi memiliki akhir.
Saat tujuan diskusi atau percakapan telah tercapai, penting untuk menutup percakapan. Anda bisa mengucapkan terimakasih untuk respon yang diberikan pihak lain, atau memberikan simpulan. Dengan demikian, menandai grup chat kembali terbuka untuk percakapan dengan tema lain.
9. Jangan menambah kebisingan.
Sadari bahwa pesan dalam grup bisa jadi akan menimbulkan dering atau notifikasi pada ponsel sesama anggota grup. Oleh karena itu kirimkanlah semua hal yang ingin Anda sampaikan dalam satu atau dua pesan yang compact, agar tidak menambah dering ekstra yang diterima semua orang.
Jika informasi yang Anda sampaikan cukup panjang, Anda dapat memanfaatkan tombol shift+enter (pada WhatsApp web) untuk berganti paragraf. Dengan demikian tetap memudahkan pembaca, tapi tetap terkirim dalam satu pesan sekaligus.
Artikel Terkait: 10 Negara dengan Jam Kerja Terpendek di Dunia, Jerman Salah Satunya!
10. Sampaikan ucapan saat mendengar kabar sukacita/ dukacita.
Selain koordinasi, grup chat kantor kadang juga dimanfaatkan untuk menyampaikan berita sukacita/ dukacita antar anggota. Usahakan untuk menyampaikan pesan empati terhadap berita tersebut ya Parents. Hal sederhana tersebut bisa jadi sangat berarti bagi penerimanya karena mendapatkan perhatian dari teman sekantor.
11. Turut berpartisipasi.
Salah satu etika grup WhatsApp adalah turut berpartisipasi. Hal ini bukan berarti Anda harus ikut dalam setiap percakapan. Namun, jangan pula hanya diam terus menerus. Grup kantor tentunya dibuat karena tujuan tertentu, dan Anda dimasukkan dalam grup tersebut tentu karena suatu alasan.
Dengan berpartisipasi dalam suatu percakapan, selain berkontribusi pada pekerjaan, Anda juga dapat menjalin hubungan sosial dengan rekan sekerja di kantor.
12. Usahakan untuk membalas pesan menggunakan lebih dari satu kata.
Membalas pesan hanya menggunakan satu kata seperti “ok”, “tidak” terkesan tidak ramah, apalagi dengan satu huruf seperti “y”. Seformal apapun grup chat di kantor Anda, usahakan untuk membalas pesan tidak hanya menggunakan satu kata. Anda dapat menambahkan sapaan, atau alasan, untuk membuat pesan Anda lebih natural dan enak dibaca.
Jika selama ini Anda merasa tidak ada masalah dengan hal tersebut, cobalah untuk memposisikan diri pada orang yang membaca pesan Anda tersebut.
13. Gunakan singkatan yang umum.
Jika Anda berada dalam grup WhatsApp kantor dengan anggota grup yang berasal dari lintas generasi, ada baiknya untuk tidak menggunakan singkatan yang tidak umum. Singkatan “yg”, “dg”, “yth”, dst mungkin masih dapat dipahami oleh semua orang. Akan tetapi, singkatan seperti “LOL” untuk “lot of laugh”, “u” untuk sapaan kamu, “x” untuk menggantikan akhiran -nya, mukin akan menyulitkan orang lain untuk membaca pesan Anda.
Sekiranya memungkinkan bahkan hindari penggunaan singkatan pada chat, toh jumlah karakter pada WhatsApp tidaklah dibatasi.
Demikianlah deretan etika grup WhatsApp yang dapat Anda terapkan di lingkungan kantor. Semoga bermanfaat ya!
***
Baca Juga:
Terpaksa Membawa Anak ke Kantor Saat New Normal? Perhatikan 5 Tips Berikut Ini
Gerakan Yoga di Kantor, Tanpa Matras! Cek
Sudah Mendapat Fasilitas dari Kantor, Pentingkah Membayar Asuransi Kesehatan Tambahan?