Surat-menyurat menjadi keterampilan mendasar bahkan hampir dalam semua bidang profesi. Di dunia kerja, surat dinas menjadi salah satu jenis surat yang sering dipergunakan. Oleh sebab itu, membuat contoh surat dinas yang baik dan benar bisa menunjukkan nilai profesionalitas. Surat dinas haruslah dibikin dengan baik dan benar, karena ini sifatnya resmi. Ayah bisa mempelajari cara membuat surat dinas di artikel ini.
Dalam KBBI, surat dinas diartikan sebagai surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah (bebas dari biaya). Namun, surat dinas juga bisa didefinisikan sebagai surat yang ditulis untuk kepentingan administrasi dinas yang dikirimkan oleh pemerintah, instansi, atau lembaga kepada pihak terkait.
Surat ini termasuk surat resmi sehingga dalam pembuatannya pun harus memperhatikan PUEBI dan memenuhi standar surat resmi. Berikut penjelasan lengkap, tentang jenis, unsur-unsur, dan contohnya!
Artikel Terkait: Surat Izin Jadi Tiket untuk Keluar-Masuk Jakarta, Ini Cara Membuatnya!
Jenis-Jenis Surat Dinas
Surat dinas sering digunakan dalam sebuah lembaga maupun instansi. Tentu saja, setiap jenis surat dinas dibuat dengan tujuan yang berbeda-beda. Berikut macam-macam surat dinas berdasarkan tujuan pembuatannya, antara lain:
- Surat pemberitahuan: Digunakan untuk memberikan informasi terbaru atau kegiatan tertentu kepada lembaga atau pihak lain.
- Surat undangan: Menyampaikan informasi atau undangan kepada pihak luar untuk hadir pada kegiatan tertentu.
- Surat panggilan kerja: Surat yang menginformasikan kelulusan karyawan dan diterima bekerja dalam perusahaan atau instansi tertentu.
- Surat mutasi karyawan: Surat ini dikeluarkan saat ada karyawan dimutasi atau dipindah tugaskan ke posisi lain. Surat ini biasanya diberikan kepada tempat kerja baru.
- Surat perjalanan dinas: Surat yang dikeluarkan sebagai bukti perjalanan dinas dari tempatnya bekerja. Karyawan atau pejabat yang melakukan perjalanan dinas biasnaya memerlukan surat ini.
- Surat perintah: Dikeluarkan oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi kepada bawahan atau pegawainya.
- Surat pengantar: Merupakan jenis surat yang dipergunakan untuk mengantar sesuatu agar pihak yang menerimanya mengetahui tujuan atau maksud di baliknya.
- Surat edaran: Berisi pemberitahuan kegiatan atau informasi. Contohnya surat edaran hari libur kepada orang tua murid.
Unsur-Unsur dalam Contoh Surat Dinas
Surat dinas tentu memiliki struktur yang berbeda dari jenis surat lainnya. Sebagai surat resmi, tentu saja ada unsur-unsur yang wajib ada untuk menunjukkan keprofesionalan. Berikut sejumlah bagian yang biasanya ada di dalam surat dinas.
1. Kop Surat
Kop atau kepala surat merupakan bagian paling atas dalam sebuah surat dinas. Pada bagian ini tercantum logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, dan email instansi.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat merupakan bagian penting dalam semua jenis surat. Bagian ini memudahkan untuk mengingat kapan surat tersebut dikeluarkan atau dibuat.
3. Nomor Surat
Nomor surat penting untuk kepentingan administrasi terutama saat menyusun pengarsipan surat.
Artikel Terkait: Tak Perlu Antre! Begini Syarat, Prosedur, dan Biaya Pembuatan SKCK Online
4. Perihal
Bagian ini menjelaskan secara singkat tujuan atau maksud dibuatnya sebuah surat.
5. Alamat
Informasi alamat penerima sangat penting agar surat tersebut sampai kepada pihak yang dituju.
6. Lampiran
Lampiran memuat berkas atau informasi tambahan yang perlu disampaikan. Bagian ini menjelaskan bagian yang tidak dimuat dalam isi surat.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka selain menjadi bentuk kesopanan juga memberikan kesan resmi dalam sebuah surat. Bagian ini selalu ada pada semua jenis surat.
8. Isi Surat
Isi surat disampaikan dalam bahasa yang formal, jelas, singkat, detail, dan padat. Isinya menyampaikan maksud pembuat surat.
9. Salam Penutup
Setelah menuliskan isi, tentu saja harus mengakhirinya dengan salam penutup sebagai rasa hormat kepada penerima surat.
10. Nama dan Stempel
Bagian ini terletak setelah salam penutup, berisi nama lengkap, tanda tangan, jabatan, dan juga dibubuhi stempel terkait.
11. Tembusan
Bila ada pihak lain yang perlu mendapat surat dinas tersebut, maka perlu juga dituliskan pada bagian tembusan.
Artikel Terkait: 6 Cara Cek NPWP yang Praktis dan Mudah, Wajib Catat!
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Membuat Surat Dinas
Surat dinas dibuat dengan struktur yang formal dan biasanya sudah ada panduannya dalam setiap instansi. Namun, secara umum ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat dinas.
- Kop surat merupakan bagian wajib, biasanya sebuah instansi telah memiliki format maupun template kepala surat, jadi tidak perlu membuatnya sendiri.
- Cantumkan perihal dan penerima surat agar tidak salah sasaran.
- Isi surat wajib ditulis dalam bahasa yang lugas, formal, singkat, dan jelas serta mudah dimengerti.
- Cantumkan pihak berwenang yang mengeluarkan surat disertai nama, jabatan, tanda tangan, dan stempel
- Pelajari aturan surat-menyurat dalam setiap instansi yang mungkin saja memiliki perbedaan.
Beberapa Contoh Surat Dinas
1. Surat Perjalanan Dinas
2. Surat Edaran
3. Surat Perintah
Itulah penjelasan tentang surat dinas dan juga contoh-contohnya. Semoga bermanfaat!
Baca Juga: